Automatisierung im Gesundheitswesen sicher gestalten.

Wo Automatisierung im Gesundheitswesen 2026 sinnvoll ansetzt

Der TI-Atlas 2026 der gematik zeigt, dass digitale Anwendungen und vernetzte Arbeitsabläufe im Versorgungsalltag breiter genutzt werden. Rund die Hälfte der befragten Einrichtungen berichtete von ersten KI-Anwendungen, vor allem zur Unterstützung administrativer und organisatorischer Prozesse. Bei einzelnen Einsatzfeldern wie Dokumentationsassistenz, Patientenkommunikation, Terminvergabe oder Abrechnungsunterstützung lag die Nutzung jedoch jeweils noch bei höchstens 20 Prozent. Stand 10. Oktober 2026 spricht das für reale Erprobung, aber nicht für eine pauschal ausgereifte Vollautomatisierung.

Für Praxen, Kliniken und weitere Leistungserbringer liegt der robuste Einstieg daher bei häufigen, regelbaren Vorgängen: Anfrageeingang, Terminvorbereitung, Dokumentenzuordnung, Vollständigkeitsprüfung und interne Weiterleitung. Der Nutzen entsteht nicht durch eine einzelne KI-Antwort, sondern durch einen durchgängigen Ablauf mit eindeutiger Zuständigkeit und Rückmeldung an das führende System.

• hohes Volumen und wiederkehrende administrative Schritte
• bekannte Pflichtangaben und eindeutig benannte Zielsysteme
• fachlich beschriebene Ausnahmen und erreichbare Prüferinnen und Prüfer
• messbarer Ausgangszustand für Durchlaufzeit, Rückfragen und Korrekturen

Administrative Unterstützung, medizinische Entscheidung und Medizinprodukt trennen

Terminwünsche entgegenzunehmen oder ein Dokument einem bekannten Vorgang zuzuordnen ist etwas anderes, als Symptome zu bewerten, Diagnosen vorzuschlagen oder eine Behandlungsentscheidung zu beeinflussen. Diese Grenze muss im Verwendungszweck, in den Datenflüssen und in der Benutzeroberfläche erkennbar sein. Freitext kann medizinische Hinweise enthalten; deshalb darf ein administratives System relevante Inhalte nicht still verwerfen, selbst aber keine medizinische Dringlichkeit ableiten, für die es nicht freigegeben ist.

Ob Software als Medizinprodukt einzuordnen ist und ob ein KI-System unter die Hochrisiko-Regeln der KI-Verordnung fällt, hängt vom konkreten Verwendungszweck und der Produktrolle ab. Eine rein administrative Anwendung ist nicht allein wegen ihres Einsatzortes automatisch Hochrisiko-KI. Sobald ein System medizinische Zwecke verfolgt, sicherheitsrelevante Funktionen übernimmt oder Entscheidungen wesentlich beeinflusst, ist eine gesonderte regulatorische Prüfung erforderlich. Diese Einordnung ist projektspezifisch und keine Rechtsberatung.

• administrativ: erfassen, abgleichen, erinnern und an zuständige Rollen übergeben
• medizinisch: Symptome, Diagnose, Therapie, Triage oder Behandlungspriorität fachlich bewerten
• unklar: Funktion sperren und Verwendungszweck mit Medizinprodukte-, Datenschutz- und Fachverantwortlichen prüfen

Einen Eingang als nachvollziehbare Prozesskette gestalten

Ein automatisierter Vorgang beginnt mit dem unveränderten Original: Anruftranskript, Nachricht, Formular oder Dokument. Danach werden Kanal, Zeitpunkt, Absender, Person und Anlass getrennt erfasst. Erst eine belastbare Identitäts- oder Vorgangszuordnung erlaubt den nächsten Schritt. Fehlt sie, bleibt der Eingang in einer berechtigten Prüfwarteschlange; ähnliche Namen oder ein vermutetes Geburtsdatum dürfen keine automatische Aktenzuordnung auslösen.

Die Vollständigkeitsprüfung arbeitet mit dokumentierten Regeln: Welche Angaben sind für genau diesen administrativen Vorgang erforderlich, aus welcher Quelle dürfen sie stammen und wann muss nachgefragt werden? Klassifikation und KI-Extraktion liefern Vorschläge, keine unsichtbaren Tatsachen. Jede Übergabe enthält das Original, die extrahierten Werte, deren Herkunft, offene Punkte und den Bearbeitungsstatus. So kann ein Mensch den Vorschlag prüfen, ohne den gesamten Eingang erneut zusammensuchen zu müssen.

• Original und extrahierte Daten getrennt aufbewahren und versionieren
• Personen-, Fall- und Dokumentreferenzen vor einem Schreibvorgang bestätigen
• fehlende, widersprüchliche oder mehrdeutige Angaben gezielt zurückfragen
• jede Übergabe, Korrektur und Freigabe mit Rolle und Zeitstempel protokollieren

PVS, KIS, DMS, TI und Kommunikationskanäle sauber verbinden

Die Prozessschicht darf nicht zum zweiten Patienten- oder Fallregister werden. Das PVS beziehungsweise KIS führt Stammdaten und Behandlungskontext, das DMS oder EHR führt Dokumente und Versionen, die Terminplanung führt Ressourcen und Zeitfenster. KIM, E-Mail, Telefonie und Formulare sind Eingangs- oder Ausgangskanäle. Für jedes Datenobjekt wird festgelegt, welches System führend ist und welche Anwendung nur lesen, vorschlagen oder schreiben darf.

Schnittstellen benötigen mehr als eine Feldzuordnung. Wiederholte Übertragungen dürfen keine Dubletten erzeugen; technische Fehler müssen in einer sichtbaren Warteschlange landen; Rechteänderungen müssen bis in Such- und Zwischenspeicher wirken. Bei einem Ausfall bleibt erkennbar, ob ein Vorgang noch nicht übertragen, bereits angelegt oder fachlich abgelehnt wurde. Medienbrüche lassen sich erst reduzieren, wenn Status und Referenzen zwischen den Systemen zurückgegeben werden.

• eindeutige externe Referenz und Zielsystem-ID in beiden Richtungen führen
• Lesen, Entwurf, Freigabe und verbindliches Schreiben als getrennte Rechte behandeln
• Wiederanlauf und Dublettenprüfung mit realistischen Störfällen testen
• keine Gesundheitsdaten in unkontrollierte Protokolle, Prompt-Speicher oder Analysewerkzeuge kopieren

Gesundheitsdaten vom Verwendungszweck bis zum Monitoring schützen

Gesundheitsdaten fallen unter Artikel 9 DSGVO. Neben einer Rechtsgrundlage nach Artikel 6 ist daher ein einschlägiger Ausnahmetatbestand nach Artikel 9 Absatz 2 erforderlich. Einwilligung ist nicht automatisch die passende oder einzige Grundlage. Verantwortlichkeit, Empfänger, Auftragsverarbeitung, Speicherorte, Drittlandbezug und Löschfristen müssen für den konkreten Ablauf geklärt werden. Bei voraussichtlich hohem Risiko ist vor der Verarbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen.

Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu technischen und organisatorischen Maßnahmen für KI-Systeme verlangt, Datenschutz über Design, Entwicklung, Einführung sowie Betrieb und Monitoring mitzudenken. Praktisch bedeutet das: nur erforderliche Daten bereitstellen, Testdaten kontrollieren, Zugriffe rollenbezogen begrenzen, Ausgaben validieren und die Qualität regelmäßig neu prüfen. Für produktive KI-Funktionen braucht es außerdem einen definierten Abschaltweg, eine Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen und einen kontrollierten Modell- oder Anbieterwechsel.

• Zweck und zulässige Daten pro Prozessschritt dokumentieren
• Produktiv-, Test- und Trainingsdaten technisch und organisatorisch trennen
• Zugriffe, Freigaben, Exporte und Löschungen revisionsfähig protokollieren
• Fehler, Modelländerungen und neue Datenquellen als erneute Risikoprüfung behandeln

EHDS und Interoperabilität als Architekturthema einplanen

Die Verordnung über den Europäischen Gesundheitsdatenraum gilt schrittweise; zentrale Vorgaben beginnen ab dem 26. März 2027 zu greifen. Sie stärkt unter anderem Zugang und Kontrolle natürlicher Personen über elektronische Gesundheitsdaten und schafft Anforderungen an Interoperabilitäts- und Protokollierungskomponenten von EHR-Systemen. Daraus folgt nicht, dass jeder heutige Automatisierungsworkflow sofort alle künftigen EHDS-Funktionen selbst implementieren muss.

Sinnvoll ist jedoch, bereits heute saubere Datenherkunft, standardisierte Formate, eindeutige Referenzen und nachvollziehbare Zugriffe vorzusehen. Eine Automatisierung sollte vorhandene TI- und EHR-Wege nutzen, statt proprietäre Nebenarchive aufzubauen. Welche EHDS-Pflichten für ein konkretes EHR-System, eine Gesundheitseinrichtung oder einen Dateninhaber gelten und zu welchem Zeitpunkt sie anwendbar werden, ist gesondert zu prüfen.

Mit einem begrenzten Pilot beginnen und Entlastung tatsächlich messen

Ein geeigneter Pilot umfasst einen häufigen administrativen Vorgang, wenige Eingangskanäle und ein erreichbares Fachteam. Vor dem Start werden reale Fallvarianten, durchschnittliche Bearbeitungszeit, Rückfragen, Fehlzuordnungen und Abbruchgründe erhoben. Danach lässt sich prüfen, ob der neue Ablauf Arbeit verlagert, zusätzliche Kontrollen erzeugt oder wirklich entlastet.

Die Freigabe für weitere Fälle erfolgt nicht allein anhand einer Trefferquote. Entscheidend sind korrekte Personen- und Vorgangszuordnung, Vollständigkeit der Übergabe, Korrekturen je Datenfeld, Zeit bis zur menschlichen Klärung, technische Fehlerrate und Wiederanlauf nach Störungen. Medizinische Sicherheit und Datenschutz sind keine nachgelagerten Kennzahlen, sondern Abnahmekriterien. Erst wenn der kontrollierte Ablauf stabil ist, wird der Automatisierungsgrad erweitert.

• eine Fallklasse und einen klar benannten Prozesseigner wählen
• Normalfälle, fehlende Unterlagen, Identitätskonflikte und Notfallhinweise testen
• Korrekturen mit Ursache erfassen, aber nicht ungeprüft als Trainingsdaten verwenden
• monatlich Nutzen, Ausnahmen, Zugriffe und technische Störungen gemeinsam bewerten