Unternehmenswissen für KI-Assistenten nutzbar machen.

Kurzantwort: Unternehmenswissen wird durch Verantwortung, Metadaten und kontrollierten Abruf nutzbar

Ein interner KI-Assistent sollte nicht pauschal auf alle vorhandenen Dateien zugreifen. Zuerst wird ein fachlich begrenzter Wissensfall gewählt: Welche Person stellt welche Frage, aus welchen Quellen darf die Antwort stammen und wann muss das System ablehnen oder an eine zuständige Stelle übergeben? Erst danach werden freigegebene Dokumente aufbereitet und suchbar gemacht.

Für jede Quelle braucht der Assistent neben dem Text auch Herkunft, Version, Gültigkeit, fachlichen Eigentümer und Zugriffsgruppe. Diese Metadaten entscheiden mit darüber, welcher Abschnitt gefunden und wem er gezeigt werden darf. Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass RAG kontextbezogene und überprüfbare Inhalte unterstützen kann, die datenschutzrechtliche Bewertung des verwendeten Sprachmodells und des konkreten Datenwegs aber nicht ersetzt.

Ein Quelleninventar trennt verbindliches Wissen von Ablagebeständen

DMS, Wiki, Intranet und Netzlaufwerk enthalten meist unterschiedliche Versionen, Entwürfe und Dubletten. Vor der Indexierung wird deshalb festgelegt, welches System das Original führt und wodurch Freigabe, Änderung oder Löschung ausgelöst werden. Eine Kopie im Suchindex benötigt denselben Entzugspfad wie das Ursprungsdokument.

• fachlicher Eigentümer und verbindlicher Ursprungsort
• Freigabestatus, Version und Gültigkeitszeitraum
• Datenklasse, Mandant, Organisationseinheit und zulässige Rollen
• Beziehung zu ersetzten Dokumenten, Anhängen und Tabellen
• Aktualisierungs-, Lösch- und Eskalationsweg

Dokumentwissen und aktuelle Fachdaten brauchen zwei kontrollierte Wege

Richtlinien, Handbücher und Prozessbeschreibungen werden typischerweise aufbereitet, in sinnvolle Abschnitte geteilt und über Retrieval bereitgestellt. Veränderliche Werte wie Lagerbestand, Auftragsstatus oder Preis gehören dagegen nicht in einen gelegentlich aktualisierten Dokumentindex. Sie werden bei Bedarf lesend aus ERP, CRM oder einer Fachanwendung abgefragt.

Beide Wege laufen erst in der Antwort zusammen. Eine Wissenssuche erteilt dabei keine Schreibberechtigung: Soll aus einer Auskunft eine E-Mail, ein Ticket oder eine Buchung entstehen, beginnt ein getrennter, protokollierter Aktionsprozess mit eigenen Prüfungen und Freigaben.

Berechtigungen müssen vor dem Abruf bis zum Quellenlink gelten

Die Identität der anfragenden Person wird an Such- und Quellsysteme weitergegeben. Dokumenttext, Metadaten, Trefferanzeige und Quellenlink folgen derselben Zugriffskontrolle. Das BSI empfiehlt für RAG ein Rechte- und Rollenkonzept und warnt davor, diese Kontrolle lediglich über textuelle Anweisungen an das Sprachmodell umzusetzen.

Negativtests sind deshalb Teil der Abnahme: Eine Person ohne Freigabe darf weder vertrauliche Inhalte noch Dokumenttitel, Vorschauen oder indirekte Hinweise auf deren Existenz erhalten. Rechteänderungen und Offboarding müssen ohne manuelle Schattenkopien bis in den Suchindex wirken.

Ein 90-Tage-Pilot verbindet Wissensreife, Technik und Betriebsentscheidung

Der folgende Rahmen ist ein Planungsvorschlag für ein begrenztes Anwendungsszenario, keine pauschale Projektzusage. In den ersten 30 Tagen werden Nutzergruppe, typische Fragen, zulässige Quellen, fachliche Eigentümer und eine messbare Ausgangslage festgelegt. So wird sichtbar, ob das eigentliche Hindernis in der Suche, der Dokumentqualität oder der fehlenden Verantwortung für Inhalte liegt.

Bis Tag 60 entsteht ein technisch abgegrenzter Prototyp. Ein festes Testset prüft Treffer, Quellenbelege, Ablehnungen und negative Berechtigungsfälle. In der anschließenden Pilotphase arbeitet eine kleine Nutzergruppe mit dem System. Nach 90 Tagen steht keine automatische Skalierungsentscheidung, sondern ein belastbarer Prüfpunkt: erweitern, gezielt nachbessern oder stoppen.

• Tag 1 bis 30: Wissensfall, Verantwortliche, Quellenraum, Rechte und Ausgangslage festhalten.
• Tag 31 bis 60: Abrufweg aufbauen und mit realen Fragen sowie gesperrten Gegenbeispielen testen.
• Tag 61 bis 90: begrenzten Betrieb beobachten, offene Fragen auswerten und über den nächsten Schritt entscheiden.

Vier Betriebsrollen verhindern Verantwortungslücken

Ein interner KI-Assistent liegt organisatorisch zwischen Fachbereich, Wissensmanagement, IT und Sicherheit. Ohne benannte Zuständigkeiten bleiben falsche Quellen, offene Zugriffe oder ungeklärte Nutzerfragen liegen. Rollen dürfen in kleineren Organisationen zusammenfallen, ihre Aufgaben sollten trotzdem getrennt beschrieben sein.

• Fachlicher Prozesseigentümer: grenzt den Wissensfall ein und entscheidet, welche Antworten fachlich zulässig sind.
• Quellenverantwortlicher: pflegt Freigabe, Version, Gültigkeit und Löschung im führenden System.
• System- und Sicherheitsverantwortlicher: betreibt Identität, Schnittstellen, Protokollierung, Modellzugang und Störungswege.
• Pilotverantwortlicher: pflegt Testfragen, sammelt Rückmeldungen und bereitet die Entscheidung über Erweiterung oder Korrektur vor.

Die Abnahme misst Finden, Belegen, Ablehnen und Aktualisieren getrennt

Ein Pilot benötigt reale Fragen mit erwarteten Quellen und eindeutigen Grenzfällen. So lässt sich unterscheiden, ob die richtige Quelle fehlt, die Suche den maßgeblichen Abschnitt verfehlt oder das Sprachmodell den gefundenen Inhalt unzutreffend verarbeitet. Ein bloßer Gesamteindruck aus wenigen Chatverläufen reicht nicht.

• Trefferqualität: Der maßgebliche Abschnitt erscheint unter den relevanten Ergebnissen.
• Belegtreue: Tatsachenaussagen lassen sich in den angezeigten Quellen nachvollziehen.
• Ablehnungsqualität: Ohne belastbare Grundlage formuliert das System keine Vermutung.
• Berechtigungssicherheit: Gesperrte Inhalte bleiben auch bei indirekten Fragen unsichtbar.
• Aktualität: Änderung, Widerruf und Löschung erreichen Index und Zwischenspeicher kontrolliert.