Bestell- und Auftragseingang
Positionen, Mengen, Referenzen und Termine werden aus E-Mails und Dokumenten strukturiert.
Branchenlösung Handel
Automatisierung für Handel und Großhandel.
Handel und Großhandel profitieren von durchgängigen Abläufen zwischen Auftragseingang, Warenwirtschaft, Kundenkommunikation und Belegverarbeitung. Automatisierung ordnet freie Eingänge verlässlichen Stamm- und Auftragsdaten zu.
Ausgangslage
Wo der Prozess heute Reibung erzeugt
Bestellungen erreichen den Vertrieb in unterschiedlichen E-Mail- und Dokumentformaten.
Produkt- und Kundenzuordnung erfordert manuelle Recherche.
Reklamationen und Retouren enthalten oft unvollständige Angaben.
Lieferstatus und Belege müssen zwischen Warenwirtschaft, Service und Kunden abgeglichen werden.
Automatisierter Ablauf
So läuft die Automatisierung Schritt für Schritt.
Der konkrete Ablauf wird an Prozess, Daten und Systemlandschaft angepasst. Das Grundprinzip bleibt nachvollziehbar.
- 01
Eingang erkennen
Bestellung, Anfrage, Reklamation oder Dokument wird anhand des Inhalts einem Vorgangstyp zugeordnet.
- 02
Stammdaten abgleichen
Kunde, Produkt, Kondition und vorhandener Auftrag werden gegen führende Datenquellen geprüft.
- 03
Vorgang vorbereiten
Vollständige Fälle werden zur Anlage oder Freigabe bereitgestellt; Abweichungen erhalten klare Prüfpunkte.
- 04
Status kommunizieren
Bestätigte Liefer-, Retouren- oder Bearbeitungsstände lösen vorgesehene Folgeaktionen aus.
Konkrete Anwendung
Typische Einsatzpunkte
Produkt- und Kundenzuordnung
Erfasste Informationen werden mit freigegebenen Stamm- und Vertragsdaten abgeglichen.
Warenwirtschaft
Geprüfte Aufträge und Änderungen werden kontrolliert an das führende System übergeben.
Reklamationen und Retouren
Grund, Artikel, Auftrag, Nachweise und gewünschte Klärung werden vollständig erfasst.
Lieferstatus
Verlässliche Systemzustände können für interne Aufgaben und Kundenkommunikation genutzt werden.
Dokumentenverarbeitung
Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Nachweise werden Vorgängen zugeordnet und geprüft.
Systeme und Integrationswege
Wir binden Ihre vorhandenen Systeme ein.
Warenwirtschaft und ERP bleiben führend für Bestand, Artikel und Auftrag. Die Automatisierung bereitet freie Eingänge auf und übergibt nur geprüfte, nachvollziehbare Aktionen.
ERP
Warenwirtschaft
CRM
DMS
Buchhaltung
Menschliche Kontrolle
Klare Fälle laufen automatisch. Unklare Fälle prüft ein Mensch.
Preisabweichungen, Sonderkonditionen, unklare Artikel und kostenwirksame Retouren werden gezielt zur Entscheidung vorgelegt. Standardfälle können nach klaren Regeln weiterlaufen.
Datenschutz und Sicherheit
Schutz beginnt in der Prozessarchitektur.
Kunden-, Konditions- und Auftragsdaten werden rollenbezogen geschützt. Automatische Kommunikation verwendet nur freigegebene Zustände und gibt keine internen Informationen preis.
Einführung
Von der Planung bis zum laufenden Betrieb.
- 01
Einen häufigen Bestell- oder Reklamationstyp mit repräsentativen Varianten auswählen.
- 02
Stammdatenabgleich, Preis- und Freigaberegeln mit Vertrieb und Warenwirtschaft festlegen.
- 03
Zunächst Vorschläge erzeugen, Qualität prüfen und sichere Aktionen schrittweise automatisieren.
Häufige Fragen
Was vor der Umsetzung wichtig ist
- Kann die Lösung Bestellungen aus PDF-Dokumenten übernehmen?
- Relevante Angaben können aus unterstützten Dokumenten extrahiert und gegen Stamm- sowie Auftragsdaten geprüft werden. Unklare Positionen gelangen in eine Freigabe.
- Werden Preise automatisch akzeptiert?
- Nur wenn verbindliche Regeln und verlässliche Referenzdaten dies zulassen. Abweichende oder nicht eindeutig zuordenbare Konditionen müssen geprüft werden.
- Kann der Lieferstatus automatisch kommuniziert werden?
- Ja, sofern der verwendete Status im führenden System bestätigt und für die externe Kommunikation freigegeben ist.
Nächster Schritt