Eingangsrechnungen
Kopf- und Positionsdaten werden ausgelesen, zugeordnet und für sachliche sowie kaufmännische Prüfung bereitgestellt.
Dokumente strukturiert bearbeiten
Dokumente und Belege intelligent verarbeiten.
Intelligente Dokumentenverarbeitung macht aus eingehenden Belegen und Unterlagen strukturierte, prüfbare Daten. Erkennung, Validierung, Freigabe und Übergabe bilden dabei einen zusammenhängenden Prozess.
Ausgangslage
Wo der Prozess heute Reibung erzeugt
Dokumente kommen über E-Mail, Upload, Scan oder verschiedene Fachsysteme an.
Mitarbeitende übertragen Felder manuell und prüfen dieselben Angaben mehrfach.
Unvollständige Nachweise werden spät erkannt und verursachen Rückfragen.
Ablage, Version und Freigabestatus sind über mehrere Systeme verteilt.
Automatisierter Ablauf
So läuft die Automatisierung Schritt für Schritt.
Der konkrete Ablauf wird an Prozess, Daten und Systemlandschaft angepasst. Das Grundprinzip bleibt nachvollziehbar.
- 01
Dokument übernehmen
Unterlagen werden aus definierten Eingängen erfasst, technisch geprüft und einem Verarbeitungslauf zugeordnet.
- 02
Typ und Inhalt erkennen
Dokumentart, relevante Felder, Positionen und Beziehungen werden innerhalb des fachlichen Rahmens ermittelt.
- 03
Regeln validieren
Pflichtangaben, Formate, Beträge oder Referenzen werden gegen vorhandene Daten und Fachregeln geprüft.
- 04
Freigeben und übergeben
Sichere Fälle gelangen ins Zielsystem; Abweichungen werden mit markierten Prüfpunkten vorgelegt.
Konkrete Anwendung
Typische Einsatzpunkte
Service- und Montageberichte
Arbeitszeiten, Material, Messwerte und Unterschriften werden strukturiert an Auftrag und Abrechnung übergeben.
Verträge und Nachweise
Dokumenttypen und definierte Inhalte werden erkannt, Fristen oder fehlende Bestandteile gekennzeichnet.
Systeme und Integrationswege
Wir binden Ihre vorhandenen Systeme ein.
Eingänge, Referenzdaten und Zielsysteme werden über dokumentierte Schnittstellen verbunden. Wo direkte APIs fehlen, werden geeignete Import-, Export- oder kontrollierte Übergabeverfahren vorgesehen.
DMS
ERP
Buchhaltung
CRM
Fachverfahren
Menschliche Kontrolle
Klare Fälle laufen automatisch. Unklare Fälle prüft ein Mensch.
Prüfoberflächen zeigen erkannte Daten neben dem Originaldokument und heben unsichere Stellen hervor. Freigaberegeln können nach Dokumentart, Betrag, Abweichung oder Zuständigkeit variieren.
Datenschutz und Sicherheit
Schutz beginnt in der Prozessarchitektur.
Dokumente enthalten häufig besonders schützenswerte Informationen. Daher werden Zugriff, Transport, Speicherung, Löschung und Protokollierung entsprechend Dokumentart und Schutzbedarf ausgelegt.
Einführung
Von der Planung bis zum laufenden Betrieb.
- 01
Dokumentarten, Varianten, Qualitätsunterschiede und Pflichtfelder erfassen.
- 02
Validierungsregeln sowie führende Datenquellen definieren und testen.
- 03
Mit einer abgegrenzten Dokumentklasse starten und Ausnahmen systematisch auswerten.
Häufige Fragen
Was vor der Umsetzung wichtig ist
- Funktioniert die Erkennung auch bei unterschiedlichen Layouts?
- Je nach Dokumentart können auch variable Layouts verarbeitet werden. Vor der Einführung wird mit repräsentativen Beispielen geprüft, welche Qualität erreichbar ist und wo Freigaben erforderlich bleiben.
- Können Daten gegen bestehende Stammdaten geprüft werden?
- Ja, wenn geeignete Schnittstellen und verlässliche Referenzdaten vorhanden sind. Typische Prüfungen betreffen Lieferanten, Aufträge, Objekte, Beträge oder definierte Pflichtangaben.
- Müssen Originaldokumente ersetzt werden?
- Nein. Die strukturierte Verarbeitung ergänzt die revisions- und fachgerechte Ablage. Welche Dokumentversion führend bleibt, wird im Zielprozess festgelegt.
Nächster Schritt